Compliance and Management Responsibility

Bezpieczne i zgodne z prawem funkcjonowanie organizacji pozarządowej

ATF NGO wspiera zarządy fundacji i stowarzyszeń w budowaniu przejrzystych, bezpiecznych i zgodnych z przepisami struktur działania. Doradzamy w zakresie odpowiedzialności cywilnej, karnej i podatkowej członków zarządu oraz tworzymy polityki wewnętrzne ograniczające ryzyka prawne i organizacyjne.

Basic support scope

Doradztwo w zakresie odpowiedzialności (cywilnej, karnej, podatkowej) członków zarządu.

Tworzenie polityk wewnętrznych (np. polityki rachunkowości, procedury AML) dla fundacji prowadzących działalność gospodarczą.

Kogo wspieramy w budowaniu systemów compliance i polityk wewnętrznych?

Zarządy fundacji i stowarzyszeń, które chcą działać zgodnie z przepisami, ograniczyć ryzyka osobiste i organizacyjne oraz wdrożyć dokumenty zapewniające bezpieczeństwo prawne i transparentne funkcjonowanie NGO.

Proces wsparcia w obszarze compliance koncentruje się na ochronie zarządu oraz budowaniu systemu zasad i procedur zabezpieczających organizację przed nieprawidłowościami i sankcjami.

Step 1

Analiza funkcjonowania organizacji i diagnoza ryzyk

Ocena odpowiedzialności członków zarządu w kontekście działalności organizacji.
Przegląd dotychczasowych procedur, regulaminów i dokumentów wewnętrznych.
Identyfikacja luk organizacyjnych i obszarów szczególnego ryzyka prawnego.

Step 2

Doradztwo w zakresie odpowiedzialności zarządu

Wyjaśnienie zakresu odpowiedzialności cywilnej, karnej i podatkowej.
Rekomendacje działań minimalizujących ryzyka osobiste członków zarządu.
Wsparcie w sytuacjach spornych lub w trakcie kontroli instytucji nadzorczych.

Step 3

Tworzenie i wdrażanie polityk wewnętrznych

Opracowanie polityki rachunkowości zgodnej z ustawą o rachunkowości.
Przygotowanie procedur AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) dla fundacji prowadzących działalność gospodarczą.
Tworzenie regulaminów, instrukcji i procedur zapewniających zgodność działania.

Step 4

Obtaining OPP status

Analysis of meeting statutory conditions for obtaining public benefit organization status.
Preparation of reports for the National Court Register and the ministry.
Preparing reports and statements required by donors.

Z nami zarząd Twojej organizacji działa odpowiedzialnie, bezpiecznie i zgodnie z prawem.

FAQ

Non-governmental organizations operate under specific regulations that differ from those governing entrepreneurs.

What is the difference between NGO accounting and business accounting?

NGO accounting requires maintaining accounting records in a manner that allows for the separation of statutory, paid, unpaid, and business activities (if they exist). Financial statements are prepared according to separate principles, and grants and subsidies must be recorded on a project basis. ATF NGO ensures full compliance with the Accounting Act and the specifics of the non-profit sector.

Do all foundations and associations have to keep full accounting records?

Yes. As a rule, all NGOs are obliged to keep full accounting records in accordance with the Accounting Act. Exceptions are very limited. ATF NGO helps to choose the appropriate accounting policy, keep books, and prepare reports that comply with legal and statutory requirements.

Are non-governmental organizations subject to corporate income tax?

Yes, foundations and associations are CIT taxpayers, however, part of their income may be exempt under Article 17(1)(4) of the CIT Act (non-profit public benefit statutory activity). ATF NGO analyzes the structure of activities and helps to safely account for statutory and business income in order to use exemptions in accordance with the law.

How should an NGO account for business activities conducted alongside its statutory activities?

Business activity must be organizationally, financially, and accounting-wise separate from statutory activity. Failure to maintain this separation increases tax risks and may lead to the loss of exemptions. ATF NGO establishes rules for separating activities and indicates how to correctly account for costs, revenues, and VAT.

What does the proper accounting for subsidies and grants look like?

Grants require separate accounting and reporting records, in line with the financier's guidelines. ATF NGO maintains project-based accounting, prepares reports for institutions, monitors expenditure eligibility, and supports NGOs during audits and inspections.

Does a non-governmental organization have to pay VAT?

This depends on the nature of the business. An NGO can:

to use a subjective exemption,
be required to register as a VAT taxpayer,
to have the possibility of partial VAT deduction for EU projects.

ATF NGO analyzes the operational structure and helps determine correct tax obligations.

Which statutory duties require special attention?

The most important include: correct content of the statute, compliance of actions with the statute's provisions, correct resolutions of bodies, up-to-date entries in the National Court Register (KRS), and reporting to the relevant ministry. ATF NGO prepares statutes, amendments to statutes, resolutions, and corporate documents, and conducts full registration processes.

What is the liability of NGO board members?

Members of the management board bear civil, criminal, and tax liability for, among other things, public obligations, mismanagement of assets, or violations of the Accounting Act. ATF NGO analyzes risks, educates boards, and creates procedures to minimize the personal liability of officials.

What compliance procedures should a foundation or association have?

The most commonly required documents are: accounting policy, anti-corruption procedures, AML procedures (for business activities), conflict of interest management policies, document circulation instructions, and regulations for governing bodies. ATF NGO creates and implements a complete set of compliance documents.

How to start cooperating with ATF NGO?

It is best to contact us and indicate the area where support is needed – accounting, taxes, grants, statutes, compliance, or board liability. We will analyze the situation, propose the scope of cooperation, and take over the service so that the organization operates safely and transparently.